MANUALES ADMINISTRATIVOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO

INTRODUCCIÓN  

 La importancia de los manuales administrativos en una empresa, es esencial ya que sirven como guía, es una herramienta de soporte para organizar, comunicar, informar de manera ordenada y clara, los objetivos, las normas, políticas o procedimientos. Para el nuevo personal es una guía que sirve para resolver sus dudas. Los diagramas de flujo son utilizados en las empresas como herramientas de trabajo dentro de las actividades que se desarrollan, nos ayuda a identificar los problemas y las oportunidades de mejora en los procesos de las empresas.

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos son documentos que contienen información ordenada y sistematizada de la empresa. Los documentos son hechos pasados los cuales pueden estar en papel o en una computadora (documentos digitales).

Estos documentos contienen datos, ordenados en agrupación, por área, procedimiento, operación, cuenta, proveedores, de calidad entre otros.

Los objetivos de los manuales administrativos

• Sistematizar la información de la empresa

Las empresas cuentan con información acerca de cómo se formó, determina objetivos, opera con procedimientos establecidos, cuenta con información de los puestos que integran la empresa, en base a esto es indispensable que una empresa ordene y sistematice su información.

• Informar

Su objetivo es informar a todos los miembros de una organización sobre los diferentes aspectos de la empresa, su objetivo, misión, visión, política, procesos, ect.

• Auxiliar en la inducción y capacitación del personal

Auxilia a los nuevos miembros de la empresa los guía para su buen desempeño laboral, esta información puede ser entregada físicamente o digitalmente, el manual de bienvenida, el manual de inducción y el manual de organización.

• Estandarizar los procesos, funciones y actividades de la empresa

Tener por escrito los procedimientos en manuales de procedimientos, las funciones o actividades de la empresa, permite al personal dar información por escrito para capacitar, evaluar, o guiar al personal.

• Cubrir un requisito de certificación ISO

También llamados manuales de calidad, las empresas deben cubrir con esta certificación.  

CLASIFICACIÓN BASICA

El contenido del manual de organización debe de estar estructurado por:
1. Portada o identificación
2. Índice o contenido
3. Introducción
4. Objetivo del manual
5. Antecedentes históricos
6. Legislación o base legal
7. Atribuciones
8. Estructura Orgánica
9. Organigramas
10. Funciones
11. Glosario de términos
12. Directorio

CLASIFICACIÓN POR SU NATURALEZA

• Micro administrativos:  Información de una sola empresa o de una de sus áreas. Un ejemplo de este tipo de manuales es el área de producción, contiene información acerca del área, en especifico.

• Macro administrativos: Información de más de una empresa utilizados en corporativos.  

• Meso administrativos: Información de una o más organizaciones de un solo sector.

CLASIFICACIÓN POR SU ÁREA DE APLICACIÓN

Manuales administrativos basados en empresas pequeñas y medianas, estas empresas cuentan por lo general, cuentan con una estructura organizacional pequeña, no tienen gran cantidad de niveles jerárquicos, a

áreas, el número de puestos de trabajo son poco especializados, debido a esto, el manual de organización basadas en este tipo de empresas, no son de gran magnitud, con el crecimiento, expansión; aumenta el número de puestos, áreas y la especialización de estos hace más difícil la utilización de un solo manual, en base a esto no utilizan un solo manual, se elaboran por áreas, para poder comprender la información. 

CLASIFICACIÓN POR SU CONTENDO

Los manuales no solo se especializan en su organización, procedimiento, conforme a la estructura de una empresa crece se tienen que elaborar manuales de diferentes tipos: manuales de bienvenida, de inducción, de calidad, de operaciones, de objetivos, de políticas, de formas, de diagramas de flujo, de puestos, de firmas e inclusive de llaves.

CLASIFICACIÓN POR SU AMBITO

Manuales generales

Aquellos que contienen información global de la empresa, como el área de recursos humanos, finanzas, mercadotecnia, operaciones e informática. Este tipo de manual casi no lo utilizan las empresas, por lo regular son difíciles de encontrar. 

Manuales específicos

Contienen información detallada de toda la empresa, como lo es el manual de formatos de la empresa, las cuales incluye todas las formas impresas y digitales que se emplean en operaciones de la empresa. Solo contienen información relacionada con los formatos de la empresa.

En algunas empresas se elaboran un manual administrativo para cada área, esto pasa en empresas grandes donde encontramos el manual de procedimientos del área de producción.

CONCLUSIÓN

Los manuales son documentos impresos o digitales que brindar información a los trabajadores de una empresa, los cuales sirven como herramienta, para dar a conocer los datos de una empresa.

DIAGRAMAS DE FLUJOS

Consiste en representar información grafica de sistemas, en el cual identificas aspectos relevantes de una manera rápida y simple. Técnica que representa operaciones, estructuras que se van a realizar, por medio de una serie de pasos. Estas pueden ser de producto, servicio, o bien una combinación de ambos.

 SIMBOLOGÍA

 TIPOS DE DIAGRAMA DE FLUJO

FLUJOGRAMAS DE PRIMER NIVEL O DIRECCIÓN DESCENDENTE 

Muestran los pasos principales de un proceso, en los cuales pueden incluir resultados intermediarios de cada paso, de producción o servicio que producen y los subpasos correspondientes. Obtienen una representación básica de los procesos e identificación de cambios, que se producen en el proceso. Generalmente se representan en 4 o 5 recuadros, que presentan los cambios en el proceso.

FLUJOGRAMA DE SEGUNDO NIVEL O DETALLADO

Indica pasos o las actividades de un proceso en los cuales identificas puntos de decisión, periodos de espera, insumos y resultados. Utilizado para examinar áreas del proceso en forma detallada o para verificar si existe algún problema, o aspecto ineficiente.

FLUJOGRAMA DE EJECUCIÓN O MATRIZ

Representación del proceso en forma grafica, mediante la realización de pasos. Tiene forma de matriz e ilustra los diversos participantes y el flujo de pasos entre esos participantes. Útil para identificar quien proporciona los insumos o servicios y para identificar a quien va dirigido, así como aquellas áreas en las que algunas personas pueden estar ocupándose de las mismas tareas.

Para realizar el diagrama de flujo, debemos de seguir una serie de pasos 

Preparación para la construcción:

1.- Establecer quiénes deben participar en su construcción.

2.- Preparar la logística de la sesión de trabajo.

Desarrollo de la construcción:

3.- Definir claramente la utilización del Diagrama de Flujo y el resultado que se espera obtener de la sesión de trabajo.

4.- Definir los límites del proceso en estudio.

5.- Esquematizar el proceso en grandes bloques o áreas de actividades.

6.- Identificar y documentar los pasos del proceso.

7.- Realizar el trabajo adecuado para los puntos de decisión o bifurcación.

8.- Revisar el diagrama completo.

Interpretación:

• Comprensión del proceso
• Análisis del proceso

Posibles problemas y deficiencias de interpretación

Utilización

Diseño de procesos:

1.- Formulación del problema

2.- Análisis del problema

3.- Búsqueda de soluciones 

• Métodos de Búsqueda de Soluciones

4.- Decisión 

• Proceso general de la Decisión.

5.- Especificación de la solución

Conclusión

Los diagramas de flujo son técnicas que se representan gráficamente, son técnicas ya que una técnica es un proceso en el que utilizas las cosas que tienes a la mano, contrario a una herramienta.

Manuales administrativos y diagramas de flujo

Autor: Guadalupe Zaragoza José

Estudiante de la carrera en administración de empresas LAE

Fuente:

https://programas.cuaed.unam.mx/repositorio/moodle/pluginfile.php/1154/mod_resource/content/1/contenido/index.html#:~:text=As%C3%AD%2C%20encontramos%20manuales%20de%20organizaci%C3%B3n,procesos%2C%20de%20calidad%2C%20etc.&text=Se%20clasifican%20de%20la%20siguiente,de%20una%20de%20sus%20%C3%A1reas.

https://es.slideshare.net/IvanVeraMontenegro/diagramas-de-flujo-especificaciones-y-diseo-de-procesos